công cụ làm việc từ xa

Công nghệ sẽ ngày càng hỗ trợ tốt hơn cho làm việc từ xa khi 5G, AR/VR hoàn thiện và phổ biến hơn. Hiện đã manh nha làm việc từ xa ở cấp độ cao hơn, đó là các môi trường làm việc ảo, các không giản trải nghiệm ảo kết hợp gamification (như công cụ gather.town (không Rencontre Dans Le Train De Nuit. Làm việc từ xa tiện lợi, linh hoạt cho nhân sự nhưng lại là thử thách đối với doanh nghiệp. Nếu không biết cách quản lý, hiệu suất công việc sẽ không được đảm bảo. Trong thế giới công nghệ truyền thông không ngừng phát triển, làm việc từ xa trở thành phương pháp làm việc phổ biến, dễ tiếp cận. Vậy hình thức này có lợi thế gì? Làm thế nào để phát huy tốt hiệu quả làm việc từ xa? Cùng Gitiho khám phá ngay trong bài viết sau thêm 7 cách giúp bạn làm việc thông minh hơnXEM NHANH MỤC LỤC 1 Làm việc từ xa là gì? 2 Làm việc từ xa Xu hướng tất yếu trong thời đại Ảnh hưởng từ đại dịch Sự bùng nổ của nguồn nhân lực thế hệ Gen Chiêu mộ nhân tài linh hoạt 3 Các mô hình làm việc từ xa phổ Làm việc từ xa hoàn Làm việc từ xa không hoàn toàn 4 Đánh giá ưu – nhược điểm hình thức làm việc từ Ưu Nhược điểm 5 4 yếu tố cần thiết để quản lý làm việc từ xa hiệu Điều chỉnh phong cách quản Áp dụng phương pháp quản lý hiệu suất phù Cung cấp công cụ hỗ trợ làm việc tối Xây dựng chương trình kết nối với nhân viênLàm việc từ xa là gì?Làm việc từ xa là phương thức làm việc ở bất cứ đâu tại nhà, tiệm cà phê Coworking Space, bên ngoài không gian văn phòng truyền thống. Mô hình làm việc kể trên còn có nhiều cách gọi khác như “Remote Work”, “Telework” hoặc “Work From Home”. Làm việc từ xa ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệpBạn có thể hoàn thành công việc được giao bằng cách sử dụng máy tính hoặc các thiết bị công nghệ khác. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát, quản lý nhân viên thông qua các phần mềm, hệ thống đánh giá chuyên biệt. Làm việc từ xa Xu hướng tất yếu trong thời đại việc từ xa đang dần trở thành một xu hướng tất yếu chứ không phải “trào lưu”. Đặc biệt ngay khi đại dịch Covid-19 diễn ra, phương thức làm việc này đã phát huy tốt vai trò trong duy trì, phát triển kinh Nick Lillios – Giám đốc điều hành nền tảng quản lý nhân lực Nowsta từng chia sẻ trên Đài CNBC rằng “Sự linh hoạt là chìa khóa cho mọi khía cạnh cuộc sống. Cụ thể qua 3 năm đại dịch, sự linh hoạt thể hiện rõ nét trong lực lượng lao động”. Những lý do dưới đây sẽ là minh chứng rõ ràng cho “xu hướng” làm việc từ xa trong thời đại nàyẢnh hưởng từ đại dịch Covid-19Đại dịch Covid-19 giữ chân chúng ta ở nhà, tại các khu cách ly. Đây cũng là lý do lớn nhất thúc đẩy hình thức làm việc từ xa phát triển. Ngay cả khi quay lại “bình thường mới” người lao động vẫn lo ngại về sự bùng phát của các đợt dịch tiếp theo. Làm việc tại nhà cho phép nhân sự chủ động thời gian, địa điểmBáo cáo do PwC công bố năm 2021 cho thấy “82% người tham gia khảo sát cho rằng làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng trong tương lai ngay cả khi đại dịch kết thúc”. PwC việt Nam chứng minh rằng có tới 80% doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng hình thức này trong thị trường lao động hiện tại. Sự bùng nổ của nguồn nhân lực thế hệ Gen ZSự bùng nổ của thế hệ Gen Z cũng như làn sóng thay đổi nguồn lao động thời kỳ cũng đẩy mạnh hơn xu thế làm việc từ xa. Theo thống kê từ PwC, 80% thế hệ Z tin rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả. Nhân sự thế hệ Gen Z ưu tiên các công việc có thể làm từ xa, không bó buộc thời gianDự đoán tới năm 2025, thế hệ Gen Z sẽ chiếm 1/3 dân số trong độ tuổi lao động của Việt Nam. Vì thế, thay đổi hình thức làm việc sẽ mang đến nhiều cơ hội cho cả doanh nghiệp lẫn nhân sự. Chiêu mộ nhân tài linh hoạtMột báo cáo từ Apollo Technical tiết lộ “72% người lao động tích mô hình làm việc linh hoạt hơn là quay lại văn phòng truyền thống toàn thời gian”. Các công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân tài sẽ phải xem xét tới phương án cho phép nhân sự làm việc từ xa. Linh hoạt trong cách làm việc là ưu thế thu hút nhân tài trong tuyển dụngChưa kể mô hình làm việc này ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ thôi việc tại các doanh nghiệp. Theo khảo sát của Aon, những công ty ngừng chính sách làm việc từ xa đã xuất hiện làn sóng bỏ việc. Cụ thể vào tháng 8 – 2022, tỷ lệ này là 29%. Trong khi các công ty cho phép làm việc từ xa hoặc kết hợp chỉ có 19% tỷ lệ nhân sự nghỉ việc. Vì thế, triển khai cơ chế làm việc này là cách để doanh nghiệp đạt các mục tiêu về nhân sự. Các mô hình làm việc từ xa phổ biếnHiện nay mô hình làm việc từ xa càng được doanh nghiệp ưu tiên áp dụng. Có 2 phương pháp phổ biến gồm Làm việc từ xa hoàn toàn và không hoàn toàn. Tùy vào đặc thù kinh doanh của từng công ty, vị trí làm việc, nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định về hình thức làm việc phù hợp. Cụ thểLàm việc từ xa hoàn toànMô hình làm việc từ xa hoàn toàn không tốn kém chi phí thuê mặt bằng, điện nước, internet. Toàn bộ nhân sự được phép làm việc ở bất cứ địa điểm, thời gian nào. Nhưng họ cần đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và đạt mục tiêu đề ra. Làm việc từ xa hoàn toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phíPhương pháp này chia thành 2 mô hình cụ thể như sau Làm việc từ xa khác biệt về thời gian Fully Remote – Asynchronous Phù hợp với những tập đoàn đa quốc gia có nhân sự cư trú ở nhiều khu vực khác nhau. Người lao động có thể chủ động lựa chọn thời gian, địa điểm. Làm việc từ xa đồng bộ Fully Remote – Synchronous Nhân sự làm việc theo một khung giờ cụ thể thường trong cùng một khu vực địa lý. Các nhân viên phải phối hợp với nhau để giúp công việc hoàn thiện tốt hơn. Làm việc từ xa hoàn toàn thuận tiện cho nhân sự nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược quản lý chặt chẽ. Như vậy chúng ta mới có thể kiểm soát hiệu suất công việc, đảm bảo đúng mục tiêu đề ra. Làm việc từ xa không hoàn toànMô hình này được nhiều công ty đang giai đoạn đầu quá trình triển khai làm việc linh hoạt. Chúng được chia thành 4 phương pháp cụ thể sau đâyTùy vào đặc thù công việc, mỗi doanh nghiệp sẽ có sự sắp xếp hình thức làm việc phù hợpMô hình làm việc kết hợp Hybrid Doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc tự do một vài ngày trong tuần, còn lại sẽ tới văn phòng. Làm việc từ xa một phần Partially Remote Nhận sự được phân công làm việc tại gia một số ngày cụ thể theo sự sắp xếp của quản lý. Đề cao làm việc từ xa Remote – First Work Tùy vào tính chất công việc, một số nhân viên phải làm việc thường xuyên ở văn phòng. Chẳng hạn bộ phận sản xuất, vận hành máy móc sẽ đến văn phòng, công xưởng. Trong khi đó nhân viên Marketing, Sales có thể làm việc ở nhà. Ưu tiên làm việc ở văn phòng Office – First Work Áp dụng với doanh nghiệp hầu hết nhân viên làm tại công sở. Nhà quản lý sẽ bố trí thời gian cụ thể làm việc tại gia. Điều đó giúp nhân sự phân bổ thời gian hợp lý, giảm nhu cầu nghỉ phép để giải quyết công việc cá nhân. Mô hình làm việc tại nhà không hoàn toàn đôi khi khiến nhà quản lý bị rối trong cách theo dõi, đánh giá hiệu quả. Chưa kể, áp dụng hình thức này công ty vẫn cần dành ngân sách cố định duy trì văn phòng. Đánh giá ưu – nhược điểm hình thức làm việc từ xaVới tốc độ phát triển của công nghệ thông tin làm việc từ xa sẽ song hành cùng làm việc trực tiếp tại văn phòng. Để đánh giá cụ thể về phương thức làm việc tại nhà mời bạn tham khảo thêm ưu – nhược điểm trong nội dung sau. Ưu điểmHình thức làm việc linh hoạt ảnh hưởng trực tiếp tới tinh thần, năng suất làm việc. Theo báo cáo của Owl Labs năm 2021 “90% nhân sự chia sẻ họ làm việc hiệu quả/năng suất cao hơn khi làm việc từ xa thay vì trực tiếp”.Làm việc từ xa là cách giải tỏa căng thẳng hiệu quả cho nhân sựKhông phải bỗng nhiên làm việc từ xa lại trở thành xu hướng trên thị trường lao động. Đó là bởi phương thức này mang lại cho doanh nghiệp cũng như nhân sự nhiều lợi ích nhưGiảm thời gian, chi phí di chuyển giữa nhà – văn phòng. Không gian, thời gian làm việc linh hoạt, thoải mái. Giúp người lao động tăng độ tập trung trong giải quyết công việc. Giải tỏa căng thẳng, áp lực từ deadline, cân bằng cuộc sống cho nhân sự. Phương thức làm việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, điện nước, internet….Gia tăng cơ hội thu hút nhân tài với nhân sự ở các khu vực khác nhau. Theo Giám đốc điều hành LinkedIn tại Châu Âu, Trung Đông và Châu Phi – Josh Graff “Công ty dừng chế độ làm việc từ xa có thể khiến lao động mất đi động lực cống hiến”. Vì thế với những ưu điểm trên, các nhà lãnh đạo nên cân nhắc để áp dụng phương án làm việc này cho doanh nghiệp. Nhược điểmLàm việc linh hoạt từ xa đem tới nhiều lợi ích cho tổ chức. Khảo sát từ Aon – Tập đoàn toàn cầu về giải pháp nhân sự cho thấy “68% lãnh đạo được hỏi cho biết sẽ hạn chế nhân viên làm việc từ xa”. Điều đó khiến chúng ta phải nhìn nhận lại những nhược điểm mô hình này mang lại nhưLàm việc tại nhà hạn chế về sự kết nối, trao đổiLàm việc tại nhà đòi hỏi nhân sự phải có tính kỷ luật, tự giác cao. Quá trình trao đổi, giao tiếp giữa các nhân viên hoặc nhân viên với sếp kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian. Nhân sự cần phải tự giải quyết vấn đề, xử lý khó khăn trong công việc vì không được trực tiếp gặp gỡ, thảo luận cùng đồng nghiệp, cấp trên. Doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong quản lý, kiểm soát người lao động. Hiểu rõ hạn chế của làm việc tại nhà, bạn sẽ đưa ra phương án phù hợp cho doanh nghiệp mình. Vậy nên muốn xây dựng cơ chế làm việc như vậy, lãnh đạo công ty cần phải đảm bảo chính sách quản lý, đánh giá nhân sự chặt chẽ. 4 yếu tố cần thiết để quản lý làm việc từ xa hiệu quảĐể chuyển đổi phương pháp làm việc truyền thống sang làm việc từ xa bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Bạn có thể áp dụng trước từng phòng ban theo giai đoạn cụ thể. Từ đó, doanh nghiệp tiếp tục chỉnh sửa, tối ưu nhằm xây dựng mô hình làm việc riêng cho nhân sự của mình. Dưới đây là 4 yếu tố quan trọng giúp quản lý hiệu quả nhân viên làm việc từ xa công ty cần chú ýĐiều chỉnh phong cách quản lýChuyển đổi mô hình làm việc đồng nghĩa cách quản lý cũ có thể không còn phát huy hiệu quả. Vậy nên thay đổi là điều tất yếu. Ví dụ Trước kia bạn giám sát mọi giai đoạn của quy trình làm việc, giờ đây bạn sẽ chú trọng vào kết quả tạo sách quản lý nhân sự làm việc tại nhà cần đề cao tinh thần tự chủ, trao quyềnTin tưởng trao quyền cho nhân viên chính là quyết định quan trọng khi áp dụng hình thức làm việc linh hoạt từ xa. Để đảm bảo hiệu suất làm việc tốt nhất, doanh nghiệp phải tạo điều kiện, đào tạo nhân sự đủ năng lực, nhuệ khí. Áp dụng phương pháp quản lý hiệu suất phù hợpCác phương pháp đánh giá hiệu quả công việc như OKR, KPI đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Trước tiên bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể, thời hạn hoàn thành để nhân viên nắm rõ công việc cần làm. Nhà quản lý nên bỏ qua quá trình, tập trung vào kết quảCăn cứ vào đó, nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi, đánh giá. Đồng thời trong quá trình triển khai, chúng ta nhanh chóng phát hiện những vướng mắc, khó khăn để kịp thời tháo gỡ, cải thiện. Cung cấp công cụ hỗ trợ làm việc tối ưuHiện nay nhiều công cụ hỗ trợ làm việc từ xa được phát triển. Tùy thuộc đặc trưng ngành nghề, doanh nghiệp cần nghiên cứu, thử nghiệm những ứng dụng phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Nhân sự làm việc từ xa nên được trang bị công cụ hỗ trợ tối ưuVí dụ Sử dụng phần mềm họp online, chia sẻ, lưu trữ tài liệu trên dữ liệu đám mây. Những phương tiện đó vừa giúp quản lý thông tin dự án, cập nhật tiến độ cũng như hiệu suất làm việc theo thời dựng chương trình kết nối với nhân viênHạn chế của làm từ xa chính là khả năng tương tác giữa người với người giảm. Điều này cần được khắc phục kịp thời nhằm hạn chế mất kết nối, khó hòa nhập khi làm việc tại văn phòng. Kết nối nhân viên là bài toán khó đối với nhà quản lý khi áp dụng chính sách làm việc tại nhàLãnh đạo, trưởng nhóm có thể tạo các buổi check-in định kỳ để cập nhật tình hình nhân sự. Kết hợp cùng những lời hỏi thăm, khích lệ tinh thần đội nhóm vô cùng cần thiết. Như vậy, làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích nhưng tiềm ẩn không ít hạn chế. Thông qua chia sẻ trên đây Gitiho hy vọng bạn có thể đưa ra quyết định mô hình làm việc phù hợp cho doanh nghiệp mình. Đại dịch Covid-19 kéo dài dẫn đến nhiều thay đổi trong cuộc sống của chúng ta và thay đổi có tác động mạnh mẽ nhất chính là cách con người làm việc. Kết quả là một lượng lớn doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc từ xa với sự hỗ trợ từ các công cụ trực tuyến. Hãy cùng tham khảo 5 công cụ hỗ trợ làm việc nhóm từ xa hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây. 1. Công cụ làm việc nhóm tốt cần những gì? Trực quan, dễ sử dụng Bạn có thể là người dễ dàng tiếp thu những công nghệ mới. Tuy nhiên, một công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến tốt phải là công cụ mà bất cứ ai cũng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng, ngay cả những người không hiểu biết về công nghệ. Vì vậy, yếu tố trực quan, thân thiện với người dùng là tiêu chí đầu tiên cần xem xét khi một nhóm hay doanh nghiệp quyết định lựa chọn công cụ làm việc cho thành viên của mình. Dựa trên nền tảng đám mây Các công cụ cộng tác dựa trên nền tảng đám mây mang đến một vài lợi thế so với công cụ chỉ hỗ trợ lưu trữ cục bộ trên máy tính để bàn. Thông thường, các phần mềm dựa trên đám mây sẽ có phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn, thiết bị di động,… giúp người dùng có thể truy cập ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Ngoài ra, các ứng dụng đám mây thường cung cấp bản sao lưu miễn phí, vì vậy bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về vấn đề mất mát dữ liệu quan trọng. Tính linh hoạt Sự hợp tác không phải lúc nào cũng diễn ra giống nhau giữa các nhóm. Thay vào đó, sự cộng tác hiệu quả đôi khi đòi hỏi sự thay đổi trong cách tiếp cận của bạn. Đó là lý do tại sao các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả cần phải rất linh hoạt và tích hợp nhiều chức năng trong một. Khả năng tích hợp Phần lớn các nhóm thường làm việc cùng lúc trên nhiều nền tảng, ứng dụng khác nhau. Bởi vậy, việc các ứng dụng có thể tích hợp và liên kết qua lại sẽ là một điểm cộng khá lớn. Trước khi lựa chọn công cụ làm việc từ xa, bạn nên tự hỏi xem công cụ đó có khả năng tích hợp và bạn có thể chia sẻ tài liệu giữa nhiều ứng dụng với nhau hay không. Bảo mật Tính an toàn và bảo mật luôn là yếu tố cần lưu ý khi sử dụng bất kỳ phần mềm nào, đặc biệt đối với những công cụ làm việc trực tuyến. Một phần mềm an toàn phải cho phép người dùng dễ dàng quản lý và phân quyền truy cập cho từng đối tượng cụ thể. Việc này nhằm đảm bảo những dữ liệu quan trọng không được chia sẻ và tiết lộ với những người có mục đích xấu. 2. 5 công cụ làm việc nhóm từ xa hiệu quả nTask nTask là một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất đối với những nhóm làm việc từ xa. nTask kết hợp nhiều chức năng trong một. Điều này giúp các nhà quản lý dự án loại bỏ quy trình cài đặt phức tạp nhiều công cụ riêng lẻ trên từng máy tính, từ đó tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Ngoài ra, nTask sử dụng phương thức lưu trữ dựa trên đám mây nên bạn và thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập vào tài liệu mọi lúc, mọi nơi, từ mọi thiết bị. Với chức năng tuyệt vời liên quan đến làm việc từ xa và quản lý dự án, ứng dụng này hoàn hảo cho những người làm nghề tự do, các tổ chức làm việc từ xa và các nhóm nhỏ dựa vào phần mềm quản lý dự án để duy trì hoạt động. Nhìn chung, nTask có thể trở thành phần mềm mà nhóm của bạn cần để nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra giá trị nhanh chóng. Dưới đây các tính năng chính mà ứng dụng tuyệt vời này cung cấp. Tính năng chính Các mô-đun quản lý dự án khoa học, liền mạch Bảng chấm công, giám sát thời gian và kiểm soát quy trình phê duyệt ở các cấp quản lý và nhân viên Thêm nhận xét về chất lượng công việc Xuất dữ liệu, báo cáo Quản lý dự án hiệu quả thông qua các mốc thời gian, theo dõi phần trăm hoàn thành dự án bằng biểu đồ, báo cáo kết quả và phân bổ nguồn lực Quản lý cuộc họp Lên lịch họp một lần hoặc định kỳ bằng cách gửi lời mời tới người tham dự, thêm chi tiết thời gian và địa điểm Liên kết dự án và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm Giá thành Bên cạnh phiên bản miễn phí, nTask cung cấp các gói có trả phí nTask Premium 2,99 USD/người/tháng nTask Business 7,99 USD/người/tháng Monday Phần mềm thứ hai trong danh sách phần mềm hợp tác và quản lý dự án ngày hôm nay là ứng dụng có tên Monday. Mặc dù là một trong những ứng dụng mới nhất trên thị trường, Monday đã nhanh chóng trở thành một trong những cái tên được nhắc đến nhiều nhất thời gian gần đây. Một tính năng quan trọng mà Monday cung cấp là người dùng có thể dễ dàng khởi tạo tất cả các nhiệm vụ và quy trình liên quan đến dự án của mình bằng cách sử dụng các mẫu được xây dựng sẵn trong ứng dụng. Điều này cho phép bạn tiết kiệm phần lớn thời gian và bắt tay ngay vào công việc thay vì ngồi thiết lập template một cách thủ công cho từng dự án một. Ngoài ra, Monday còn có ​​thể được tích hợp dễ dàng với một loạt những ứng dụng làm việc nhóm và chia sẻ tài liệu trực tuyến khác như Google Drive, Gmail, Slack, Trello, Dropbox và GitHub. Tính năng chính Ghi lại nhật ký hoạt động Theo dõi tiến độ hoàn thành dự án dưới dạng biểu đồ, lịch, dòng thời gian Kiểm soát quyền truy cập của người dùng Lập kế hoạch hàng tháng và phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại nhiều lần Chia sẻ tài liệu trực tuyến Giá thành Monday cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày. Sau thời gian này, người dùng có thể đăng ký gói tiêu chuẩn bắt đầu với 10 USD/người/tháng. ProofHub Tiếp theo trong danh sách là phần mềm tuyệt vời ProofHub. Ứng dụng đặc biệt dành riêng cho các nhóm lớn, những người không muốn tiêu tốn quá nhiều chi phí mỗi tháng cho một công cụ làm việc và quản lý dự án từ xa. Dù vậy, ProofHub vẫn cung cấp đầy đủ những tính năng cần thiết. Một điểm cộng lớn của phần mềm này là bạn sẽ không phải mất phí cho mỗi người dùng tham gia vào nhóm và sử dụng phần mềm. Thay vào đó, phần mềm sẽ tính phí cố định, sau đó bạn có thể thêm số lượng người dùng không giới hạn vào phần mềm mà không phát sinh thêm bất kỳ một khoản phí nào. Tính năng chính Cộng tác trong thời gian thực Trò chuyện, thảo luận nhóm ngay trên ứng dụng Theo dõi lịch trình công việc, đặt lời nhắc tự động Lưu trữ tất cả tài liệu trong một Phân quyền và kiểm soát hoạt động của thành viên trong dự án Tạo báo cáo tùy chỉnh với các số liệu thể hiện tiến trình của dự án Tạo các mẫu dự án một lần và áp dụng cho dự án tương tự mà không cần tạo lại từ đầu Giá thành ProofHub cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và 2 gói trả phí Gói Essential 45 USD/tháng thanh toán hàng năm, giới hạn cho 40 dự án, 15GB bộ nhớ, không giới hạn số lượng người tham gia. Gói Ultimate Control 89 USD/tháng thanh toán hàng năm, không giới hạn dự án và số người tham gia, 100GB bộ nhớ miễn phí. Filestage Filestage là nền tảng cộng tác và đánh giá nội dung trực tuyến tất cả trong một, hỗ trợ các nhóm theo dõi và phê duyệt công việc của nhau nhanh hơn. Nền tảng này cho phép đồng nghiệp và khách hàng để lại bình luận cũng như chú thích các tệp trong thời gian thực, từ đó giúp cho việc thu thập và tổng hợp phản hồi về chất lượng công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Filestage cho phép các thành viên trong nhóm và khách hàng dễ dàng đưa ra ý kiến, nhận xét về các tài liệu dưới dạng văn bản, hình ảnh, video và cả âm thanh. Với Filestage, bạn có thể quản lý tất cả các đánh giá của mình ở cùng một nơi, tăng tốc quá trình phê duyệt đồng thời hoàn thành các dự án nhanh hơn bằng cách loại bỏ việc giao tiếp qua lại bằng hình thức Email. Tính năng chính Thêm nhận xét và chú thích trực tiếp trên các tệp văn bản, hình ảnh, âm thanh Cộng tác và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc Tạo danh sách việc cần làm Copy và dán liên kết đánh giá vào các công cụ như Slack, Trello hoặc Basecamp Sử dụng mã hóa tiêu chuẩn AES 256-bit và lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ của Liên minh Châu Âu được chứng nhận ISO 27017 Giá thành Filestage cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí cho mọi gói dịch vụ và đăng ký có trả phí bắt đầu từ 89 USD/tháng Giới hạn 15 dự án, 10 thành viên tham gia và 50GB bộ nhớ, không có template. Ngoài ra, bạn có thể nâng cấp lên gói Pro với giá 219 USD/tháng Khởi tạo 35 dự án, tối đa 10 thành viên, 50GB bộ nhớ, cung cấp 1 template dự án. Chanty Bất cứ khi nào chúng ta nói về sự hợp tác trong một tổ chức hay bất kỳ môi trường làm việc nào khác thì giao tiếp là một phần quan trọng. Và nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm vừa hỗ trợ làm việc nhóm từ xa, vừa đáp ứng nhu cầu giao tiếp giữa các thành viên, thì không có phần mềm nào phù hợp hơn Chanty. Chanty là một nền tảng cộng tác dựa trên đám mây kết hợp giao tiếp, quản lý dự án và tự động hóa quy trình giúp các nhóm phối hợp làm việc hiệu quả hơn. Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của ứng dụng này chính là tính trực quan và thực tế. Chanty dễ sử dụng đến mức bạn có thể ngay lập tức làm quen và sử dụng mà không cần đọc hướng dẫn của nhà sản xuất. Tính năng chính Trò chuyện với các thành viên trong thời gian thực Thực hiện cuộc gọi âm thanh/ video nhóm Chia sẻ màn hình làm việc Chia sẻ tin nhắn tức thì, tệp tin hay bất kỳ nội dung nào khác Tạo, phân công, lên lịch và thảo luận công việc trực tiếp trong ứng dụng Tích hợp với nhiều ứng dụng như Google Drive, Dropbox, Trello, GitHub, Zapier, Jira, Asana,… Theo dõi quy trình làm việc nhóm bằng cách sử dụng Kanban Board Giá thành Chanty hiện cung cấp phiên bản miễn phí tích hợp hầu hết các tính năng quan trọng. Ngoài ra, nếu bạn muốn trải nghiệm những tính năng cao cấp hơn bạn có thể đăng ký gói Doanh nghiệp với chi phí 3 USD/người/tháng Cho phép thực hiện cuộc gọi nhóm không giới hạn, chia sẻ màn hình, bộ nhớ lưu trữ bất tận. Trên đây là 5 công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay giúp phá bỏ mọi trở ngại liên quan đến vấn đề quản lý cũng như giao tiếp mà hình thức làm việc từ xa đặt ra cho mỗi cá nhân và tập thể. Lựa chọn và áp dụng một trong những công cụ này sẽ góp phần rất lớn nâng cao chất lượng và tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Đại dịch COVID-19 diễn ra khiến cho nhiều doanh nghiệp phải thích ứng với môi trường, thay đổi hình thức làm việc. Thay vì đến công ty, nhân viên được phép làm việc từ xa. Doanh nghiệp sử dụng các công cụ hỗ trợ nhằm giúp nhân viên tối ưu hiệu suất, cũng như quản lý nhân viên tốt hơn. Tuy nhiên, theo nhiều dự báo, làm việc từ xa không chỉ là một giải pháp tạm thời mà sẽ là xu hướng mà các công ty trong và ngoài nước phải quen dần. Vậy đâu là mô hình làm việc phù hợp? Các doanh nghiệp nên sử dụng những công cụ nào? Làm việc từ xa là gì?Xu hướng làm việc từ xa tại Việt NamƯu và nhược điểm của làm việc từ xaƯu điểm làm việc từ xaNhược điểm làm việc từ xaCác mô hình làm việc từ xa phổ biến hiện nayLàm việc từ xa hoàn toànLàm việc từ xa không hoàn toànCác phần mềm làm việc từ xa SimERPTrello SlackDropboxHub Staff Làm việc từ xa là gì? Làm việc từ xa chính là việc người lao động sử dụng các thiết bị công nghệ liên lạc, giao tiếp hiện đại để làm việc ở bất cứ đâu để thực hiện công việc. Do thực hiện công việc thông qua internet nên bạn có thể ngồi tại nhà, quán cà phê hoặc bất cứ chỗ nào mà vẫn hoàn thành được công việc được giao. Tương tự, doanh nghiệp sẽ kiểm soát và quản lý nhân viên thông qua các phần mềm, hệ thống làm việc từ xa. Xu hướng làm việc từ xa tại Việt Nam Làm việc tại gia đang trở thành một xu hướng tất yếu trên thế giới hiện nay. PwC công ty kiểm toán và tư vấn hàng đầu thế giới đã có đánh giá về mô hình làm việc từ xa tại Việt Nam trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đang diễn ra. Trong báo do PwC công bố năm 2021 cho thấy, 82% người tham gia khảo sát cho rằng làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong tương lai, kể cả sau đại dịch COVID-19. PwC Việt Nam đã chứng minh rằng có đến 80% doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc từ xa là xu hướng tất yếu đối với thị trường lao động hiện tại và tương lai. 19% người tham gia mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn, 22% đồng ý làm việc từ xa 1 ngày hoặc ít hơn mỗi tuần và 33% mong đợi một mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và tại nhà hybrid. Để làm chủ được mô hình làm việc từ xa kết hợp, doanh nghiệp đặt ra 3 nguyên tắc làm việc từ xa, bao gồm Thay đổi hành vi và phong cách quản lý Đề cao hiệu quả công việc, trao quyền cho nhân viên, áp dụng tư duy AGILE,…Phương pháp quản lý tăng hiệu suất Quản trị theo mục tiêu, thiết lập các chính sách và quy trình làm việc, sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác nhau,…Thiết lập mối quan hệ vững chắc với nhân viên Phát triển các phương pháp làm việc tại gia hiệu quả, quan tâm đến nhân viên, tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên, tạo sự đoàn kết,… Ưu và nhược điểm của làm việc từ xa Ưu điểm làm việc từ xa Làm việc từ xa đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như Giảm thiểu thời gian và chi phí di chuyển giữa nhà và văn gian và không gian làm việc linh độ tập trung với công tỏa căng bằng cuộc kiệm chi phí thuê văn tăng cơ hội làm việc với nhân viên ở các khu vực khác nhau. Chi tiết về từng lợi ích, hãy cùng SimERP tìm hiểu dưới đây. Giảm thiểu thời gian và chi phí di chuyển Khi làm việc tại nhà, bạn có thể tiết kiệm được một lượng thời gian dành cho việc di chuyển. Ngoài ra, bạn cũng giảm được một lượng chi phí cho xăng xe hay các phương tiện công cộng, dịch vụ di chuyển. Khi làm việc tại gia, bạn không phải đối mặt với các loại khói bụi, tắc đường hay tiếng ồn từ còi xe. Từ đó, giảm thiểu được căng thẳng mỗi khi đi làm. Thời gian và không gian làm việc linh hoạt Khi làm việc tại nhà, bạn có thể lựa chọn không gian, trang phục hay phương pháp làm việc phù hợp và thoải mái nhất với mình. Nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện công việc hiệu quả hơn so với việc áp dụng một phong cách làm việc do chính doanh nghiệp đưa ra. Tăng độ tập trung với công việc Làm việc tại nhà sẽ giúp bạn giảm bớt sự mất tập trung do tiếng ồn từ máy tính, đồng nghiệp, thậm chí hạn chế thời gian nói chuyện riêng với những người xung quanh. Giải tỏa căng thẳng Làm việc tại nhà sẽ tạo điều kiện cho nhân viên dễ dàng kiểm soát căng thẳng hơn. Bạn có thể tạo ra những khoảng thời gian ngắn vài phút trong thời gian làm việc để vận động, nghỉ ngơi mỗi khi làm việc để giảm bớt sự mệt mỏi. Cân bằng cuộc sống Làm việc từ xa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian dành cho cuộc sống hơn, vừa làm việc vừa dành được thời gian nghỉ ngơi. Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng Khi làm việc từ xa, lượng thời gian nhân viên dành tại văn phòng sẽ ít hơn. Do đó mà chi phí thuê mặt bằng được giảm thiếu đáng kể. Thậm chí nếu biết áp dụng phương án làm việc từ xa linh hoạt, công ty có thể giảm được tới 30% chi phí mặt bằng so với làm việc tại văn phòng. Gia tăng cơ hội làm việc với các nhân viên ở các khu vực khác nhau Với phương pháp làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể thuê các nhân viên đến từ nhiều vùng miền, khu vực khác nhau, thậm chí là các quốc gia khác nhau. Điều này giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh, tìm hiểu được thị trường mới và năng suất tăng cao. Các nhân viên ở văn phòng sở tại có thể học hỏi thêm về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm từ những nhân viên quốc tế. Nhược điểm làm việc từ xa Làm việc từ xa ngoài mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chúng ta cũng cần phải nhìn nhận lại những nhược điểm mà mô hình này đem lại. Điển hiền nhu làm việc từ xa đòi hỏi nhân viên phải có tính kỷ luật và tính tự giác cao hay việc giao tiếp và trao đổi giữa các đồng nghiệp trở nên kém hiệu quả,… Cùng tìm hiểu kĩ hơn một số nhược điểm mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi ứng dụng chúng vào doanh nghiệp như dưới đây. Yêu cầu tính kỷ luật và tự giác cao Do làm việc trong môi trường thoải mái và không bị quản lý quá nhiều như tại công ty, nhiều nhân viên gặp vấn đề với việc tự giác thực hiện cũng như hoàn thành công việc. Ví dụ, bạn rất dễ dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, kéo dài thời gian ngủ trưa, hay bị ảnh hưởng bởi những công việc nhà. Như vậy, bạn sẽ làm công việc bị trì trệ, trì hoãn các dự án và khó hoàn thành chúng một cách hiệu quả. Giao tiếp và trao đổi kém hiệu quả Giao tiếp và trao đổi thông qua mạng internet thường sẽ không hiệu quả bằng việc trao đổi trực tiếp. Nhân viên sẽ mất thời gian chờ đợi tin nhắn, thậm chí phải đặt lịch để họp trao đổi mất khá nhiều thời gian. Yêu cầu tự giải quyết vấn đề Khi làm tại văn phòng, bạn sẽ có nhiều thời gian và cơ hội để gặp gỡ, trao đổi nhanh với đồng nghiệp, cấp trên. Tuy nhiên, khi làm tại nhà, bạn sẽ chủ yếu phải tự giải quyết vấn đề khó khăn trong công việc và phát triển bản thân do không có nhiều thời gian trao đổi với đồng nghiệp. Giảm tương tác với đồng nghiệp Phương pháp giao tiếp chủ yếu khi làm việc tại gia là thông qua internet. Điều này sẽ hạn chế mức độ tương tác với nhân viên, đồng nghiệp. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý nhân viên Thay vì quản lý trực tiếp, doanh nghiệp chỉ có thể quản lý nhân viên thông qua email, báo cáo và các cuộc họp online. Doanh nghiệp rất khó kiểm soát được người lao động bởi điều này còn phụ thuộc vào sự trung thực của nhân viên. Do đó, các công ty cần xây dựng một quy trình và áp dụng các công cụ làm việc từ xa để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn. Các mô hình làm việc từ xa phổ biến hiện nay Hiện nay trên thế giới có hai phương pháp làm việc từ xa phổ biến là làm việc từ xa hoàn toàn và làm việc từ xa không hoàn toàn. Vậy liệu có sự khác biệt gì giữa hai phương pháp này hay không? Và có bao nhiêu mô hình được nhiều người sử dụng hiện nay? Làm việc từ xa hoàn toàn Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ không phải mất chi phí để thuê mặt bằng hay điện nước, internet,…. Toàn bộ nhân viên sẽ được phép làm việc tại bất cứ thời gian, địa điểm nào họ muốn miễn hoàn thành đủ các công việc và đạt được mục tiêu đề ra. Hiện nay có hai mô hình làm việc từ xa hoàn toàn, bao gồm Mô hình 1 Làm việc từ xa khác biệt về thời gian Fully Remote – Asynchronous Mô hình này phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên cư trú tại nhiều quốc gia, khu vực khác nhau. Người lao động có thể làm việc bất cứ mọi nơi và bất cứ thời gian nào mà họ muốn. Các đầu mục công việc được giao liên tục với những deadline có sẵn. Ví dụ, các cộng tác viên viết bài cho một doanh nghiệp có thể được làm từ xa. Họ cần đảm bảo số lượng bài viết một tháng và mức lương dựa trên số lượng bài viết đó. Ưu điểm Mô hình này tạo ra sự linh hoạt tuyệt đối với nhân viên vì họ có thể chủ động lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp với mình. Vì có nhiều nhân sự phân bố trên các khu vực nhau nên mô hình này cho phép doanh nghiệp có thể cung cấp các sản phẩm, dịch vụ 24/24. Hơn nữa, người sử dụng lao động được phép đưa ra mức lương phù hợp theo khu vực địa lý của nhân viên, từ đó giảm thiểu được chi phí thuê nhân sự. Nhược điểm Do nhân viên đến từ các khu vực khác nhau, có thời gian làm việc không đồng nhất nên dẫn đến thiếu liên kết giữa các nhân sự. Người quản lý gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề từ cấp dưới bởi nhiều yếu tố khác nhau như về khoảng cách địa lý hay thời gian làm việc.. Mô hình 2 Làm việc từ xa đồng bộ Fully Remote – Synchronous Trái ngược với mô hình trên, các nhân sự sẽ phải làm việc theo một múi giờ cụ thể và thường trong cùng một khu vực địa lý. Các nhân viên đều chịu một phần công việc lặp đi lặp lại và phải phối hợp với các nhân viên khác trong cùng một thời gian để giúp toàn bộ được hoàn thiện. Ưu điểm Tăng khả năng giao tiếp nội bộ, phối hợp và giải quyết vấn đề giữa các phòng ban, nhân viên khác nhau. Tăng tương tác giữa các nhân sự theo thời gian thực. Nhược điểm Việc hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng chỉ theo khung thời gian làm thuê được các nhân sự nước ngoài do khác nhau về múi giờ. Làm việc từ xa không hoàn toàn Mô hình 3 Mô hình làm việc kết hợp Hybrid Doanh nghiệp sẽ tổ chức cố định một số nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Các nhân viên sẽ làm việc tại gia một vài ngày trong tuần, còn lại sẽ làm việc tại công ty. Ưu điểm Có thể tuyển dụng các vị trí bên ngoài khu vực của doanh chi phí vận hành và thuê văn phòng do có một lượng nhân viên làm việc tại nhà. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập ngân sách cho các thiết bị, dụng cụ hỗ trợ dành cho nhân viên. Nhược điểm Khó liên kết các nhân viên làm từ xa và nhân viên làm tại công ty. Gặp khó khăn trong việc cân bằng công việc và cuộc sống. Yêu cầu nhân viên phải linh hoạt trong công việc. Mô hình 4 Làm việc từ xa một phần Partially Remote Nhân viên sẽ được phân công làm việc từ xa một số ngày cụ thể trong tuần theo sự sắp xếp của quản lý các cấp. Ưu điểm Việc làm một phần từ xa sẽ giúp nhân viên sắp xếp thời gian và thoải mái hơn khi đi làm. Bên cạnh đó, họ cũng dễ dàng thích ứng được với mô hình làm việc từ xa hoàn chi phí hoạt động liên quan đến thiết bị và duy trì văn phòng. Nhược điểm Cần phân bổ ngân sách hợp lý cho các chi phí phát sinh khi không sử dụng văn phòng. Mô hình 5 Mô hình đề cao làm việc từ xa Remote – First Work Nhân viên chủ yếu làm việc tại nhà và chỉ số ít nhân viên phải làm việc thường xuyên tại văn phòng do tính chất công việc. Ví dụ, trong ngành sản xuất nguyên vật liệu, các nhân viên sử dụng, vận hành máy móc đặc biệt của doanh nghiệp sẽ phải đến văn phòng để làm việc. Còn những nhân viên như marketing, sales họ có thể làm việc tại gia. Ưu điểm Nhân viên sẽ linh động hơn khi làm việc tại nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng. Thay vì dùng một văn phòng lớn, công ty có thể sử dụng văn phòng với diện tích nhỏ hơn. Nhược điểm Không tạo được sự liên kết giữa các nhân viên làm việc tại nhà và làm tại văn có sự công bằng giữa nhân viên làm tại văn phòng và tại nhà..Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc phân bổ chi phí hợp lý để phù hợp với lượng nhân viên làm tại văn phòng. Mô hình 6 Ưu tiên làm việc tại văn phòng Office – First Work Ngược lại với mô hình trên, mô hình này được áp dụng đối với trường hợp hầu hết các nhân viên làm tại văn phòng. Thông thường, nhân viên được phân bổ một lượng thời gian cụ thể để làm việc từ xa, có thể là một ngày hoặc 16 đến 24 tiếng trong một tháng. Điều này giúp nhân viên có thể tự phân bổ thời gian hợp lý và đồng thời làm giảm nhu cầu nghỉ phép để giải quyết các công việc cá nhân của họ. Ưu điểm Nhân viên có thể cân bằng cuộc sống và làm việc linh hoạt khi được chủ động sắp xếp thời gian làm việc tại nhà sao cho hợp nghiệp giảm được một phần nhỏ chi phí duy trì văn đảm bảo sự liên kết, phối hợp giữa các nhân viên, phòng ban khác nhau. Nhược điểm Số lượng nhân viên đi làm trực tiếp không đồng đều, gây ra khó khăn trong việc kiểm soát số lượng ngày phí mặt bằng thuê văn phòng sẽ rất tốn kém để chứa đủ nhân viên nếu tất cả đều đi làm trực tiếp hoặc làm việc từ xa trong cùng một ngày. Các phần mềm làm việc từ xa Để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ làm việc từ xa tại nhà. Dưới đây là 5 phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa phổ biến mà mọi doanh nghiệp nên dùng SimERP SimERP là phần mềm được khuyên dùng cho mọi doanh nghiệp vì sự tối ưu và dễ sử dụng. Với SimERP, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao các hoạt động trong doanh nghiệp từ Sales, Marketing, nhân sự, kế toán và quản lý dự án. Doanh nghiệp sẽ kiểm soát được từng giai đoạn trong dự án một cách sát sao hơn. Hơn nữa, do là nền tảng mã nguồn mở nên bạn hoàn toàn có thể tích hợp với các ứng dụng của bên thứ 3, tùy chỉnh các tính năng sẵn có hay thêm người dùng mới. Với giao diện dễ thân thiện và dễ sử dụng trực tuyến, người dùng quản lý hiệu quả và nhanh chóng hơn. Riêng về quản lý nhân sự, SimERP có thể hỗ trợ các chức năng sau Quản lý thông tin nhân lý chấm công và thời gian làm việcLên kế hoạch và thực hiện, kiểm soát hoạt động tuyển dụng. Quản lý ngày nghỉ và bảng lương. Ngoài ra, với module dự án, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra các hoạt động của nhân viên và tình trạng dự án, cụ thể Tạo dự án và các nhiệm vụ. Quản lý dự án Chỉnh sửa và cập nhật thông tin, trạng thái dự án, thêm người theo dõi và tham gia dự báo về thay đổi trong dự án và công và tạo group chat với các nhân viên, đồng lập những dự án con trong dự án lớn. Hiện nay phần mềm SimERP có gói SimCRM miễn phí cho doanh nghiệp trong 30 ngày với đầy đủ những tính năng trên. Hãy đăng ký để trải nghiệm! Trello Trello là một công cụ quản lý công việc trực quan, giúp phân công nhiệm vụ và theo dõi, quản lý dự án một cách khoa học, hiệu quả. Các thành viên tham gia Trello có thể nắm bắt được toàn bộ công việc mình cần làm trên giao diện phần mềm. Bảng Trello gồm các yếu tố sau Bảng đây là nơi hiển thị, sắp xếp các đầu mục công việc từ tổng quát đến chi tiết trong một dự sách là nơi lưu trữ các thẻ thông tin về giai đoạn của dự án hoặc các nhóm công lưu trữ các thông tin chi tiết về từng đầu mục công việc mà nhân viên phải thực hiện trong các giai đoạn của dự án. Menu trung tâm điều khiển nhiệm vụ cho bảng trello. Nhà quản trị có thể theo dõi các hoạt động của tất cả thành viên trong thông báo trên menu. Ngoài ra, bạn có thể cài đặt các tính năng kiểm soát, thẻ tìm kiếm, tạo quy trình tự động hóa. Trello là một phần mềm dễ dàng sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tính năng cơ bản miễn phí. Ngoài ra, phần mềm này còn có phiên bản dành cho mobile nên người dùng có thể sử dụng ở bất cứ đâu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thêm một vài tính năng khác như không giới hạn bảng, Checklist nâng cao, tùy chỉnh các trường thì bạn sẽ phải trả mức giá $5 mỗi tháng. Và nếu càng nhiều tính năng hơn thì mức giá hàng tháng có thể lên tới $10 và $17,5. Slack Đây là một ứng dụng miễn phí được sử dụng để hỗ trợ nhân viên trao đổi, tương tác và liên lạc với nhau. Tương tự như các phần mềm liên lạc khác, thành viên trong nhóm có thể nhắn tin với nhau qua lại. Các chức năng chính bao gồm Quản lý tổ chức các cuộc trò chuyện theo nhiều kênh, nhóm khác nhau. Chức năng gọi thoại, cho phép người dùng tương tác với nhau trong nhóm. Thiết lập nhắc nhở cho các công việc quan trọng như hẹn giờ nhắc có buổi họp vào thời gian nhất định. Ghim tin nhắn lên nhóm chatBiết về chức vụ của người trong nhóm, cơ kết với các ứng dụng khác như Github, Google Drive, Dropbox,… Tuy nhiên, Slack chỉ cho phép lưu trữ 10,000 tin nhắn cho bản miễn phí. Do đó, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi mất thông tin quan trọng nếu vượt quá 10,000 tin nhắn. Hiện nay, bên cạnh gói miễn phí, Slack còn ra các gói $6,67 hoặc $12,5 mỗi tháng cho mỗi người dùng, đảm bảo cung cấp nhiều tính năng hơn. Dropbox Dropbox là hệ thống lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Bất cứ dữ liệu nào được đưa vào Dropbox sẽ được đồng bộ trong máy chủ của Dropbox và chia sẻ cho bạn và những người được phép truy cập vào. Phần mềm có những tính năng sau Gắn nhãn yêu thích để xem tài liệu offline. Tải tập tin lên Dropbox thông qua URLBackup dữ liệu trang webTự động phục hồi và sao lưu các tệp tinTích hợp với các hệ thống khác như Microsoft, Slack. Ngoài ra còn đồng bộ với các hệ thống lưu trữ đám mây toàn diện hơn như quản lý các tài sản kỹ thuật số. Gói Dropbox cơ bản hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên chỉ lưu được 2GB dung lượng. Nếu muốn nâng cấp lượng lưu trữ, người dùng phải sử dụng gói trả phí là Dropbox Plus với $9,99/ tháng và Dropbox Professional có giá $19,99/tháng. Mức giá này dành riêng cho cá nhân sử dụng. Ngoài ra Dropbox còn có phiên bản doanh nghiệp gồm 2 loại là “Standard” và “Advanced” với nhiều tính năng như phục hồi dữ liệu, mã hóa và một vài chức năng khác. Gói Standard có giá $12,5 mỗi tháng, giới hạn dung lượng 2TB. Còn gói Advanced không giới hạn dung lượng nhưng bạn phải trả trước 1 năm với giá 20 USD mỗi tháng, hoặc 25 USD cho từng tháng nếu trả riêng lẻ. Hub Staff Khi nói đến các phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa, Hub Staff chắc chắn sẽ là một trong những “gương mặt” được nhiều người nghĩ đến. Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng này để theo dõi các dự án, đầu mục công việc trong bất cứ thời điểm nào. Những tính năng nổi bật có thể kể đến như Bảng chấm công trực lịch làm việc, các cuộc họp và gặp sát nhân viên và theo dõi qua lý thời gian làm việc. Tự động tính lường và đánh giá năng lực nhân viênTạo hóa đơn và xây dựng, quản lý ngân sách. Hiện nay phần mềm có 14 ngày dùng thử miễn phí. Với phiên bản miễn phí, bạn sẽ được trải nghiệm một vài tính năng nhưng bị hạn chế báo cáo, hạn chế thanh toán. Những phiên bản trả phí gồm có Starter với mức giá $7/tháng và Pro với mức $10/tháng. Mức giá này tính trên một người dùng. Tổng kết Làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tạm thời cho mọi doanh nghiệp trong đại dịch COVID-19 mà hứa hẹn sẽ trở thành một phong cách làm việc lâu dài đối với nhiều công ty. Mong rằng với bài viết trên, SimERP đã cung cấp cho bạn các thông tin bổ ích về mô hình làm việc từ xa, cũng như các phần mềm hiệu quả cho làm việc từ xa mà các nhà quản lý nên sử dụng. Ưu điểm đầu tiên của việc làm việc tại nhà là bạn có thể giúp tránh bùng phát bệnh tật và tránh gián đoạn sản xuất và kinh doanh do Covid-19 gây ra. Làm việc trực tuyến từ xa cũng giúp các công ty tiết kiệm tiền thuê văn phòng, chi phí dịch vụ mạng, năng lượng, nước và điều hòa không khí, Ngoài ra các ông cụ hỗ trợ làm việc từ xa này sẽ giúp bạn không còn khó khăn trong việc làm việc tại nữa 1. Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS2. Dropbox3. Hub Staff4. SlimCRM6. TeamViewer7. Slack8. Google Drive9. Todoist10. Trello 1. Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS MISA AMIS là nền tảng quản lý kinh doanh hợp nhất dựa trên đám mây được sử dụng rộng rãi nhất, với hơn khách hàng là các tổ chức vừa, nhỏ và lớn sử dụng nó để làm việc và điều hành doanh nghiệp của họ từ xa. MISA AMIS có một số đặc điểm phân biệt, bao gồm Hỗ trợ đầy đủ quản lý công ty từ xa kế toán, nhân sự, bán hàng, công việc, tuyển dụng, ghi chép quản lý tài liệu trực tuyến, mạng xã hội công ty, quản lý tài sản, Khả năng tương tác giữa các thành phần kế toán, CRM và quản lý nguồn nhân lực. Doanh nghiệp có thể chọn bất kỳ mô-đun nào họ cần mà không cần phải triển khai tất cả chúng cùng một lúc. Nó hỗ trợ cắt giảm chi phí đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực. Người quản lý có thể truy cập hơn 1000 báo cáo ngay lập tức từ bất kỳ thiết bị kết nối internet nào, nắm bắt các biến động về doanh thu, chi phí và nguồn nhân lực theo thời gian thực để hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh chóng. Giao nhiệm vụ, thảo luận về quyền và phê duyệt tất cả chúng từ thiết bị di động của bạn; tổng hợp và trích xuất dữ liệu nhanh chóng từ các sở, ngành. Nhân viên có thể nhanh chóng hiểu tất cả các hoạt động kinh doanh, các quy tắc và thông báo, cũng như ứng tuyển vào các vị trí trực tuyến ngay tại nhà của họ. Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây giúp dễ dàng truy cập thông tin và cộng tác với các bộ phận chi nhánh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Loại bỏ tất cả các hoạt động thủ công và loại bỏ các sai lầm. Đồng bộ hóa dữ liệu tự động, cũng như kết nối Nền tảng quản lý công ty trực tuyến duy nhất hiện nay tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, kê khai thuế điện tử và các dịch vụ khác, giúp doanh nghiệp dễ dàng giữ liên lạc với khách hàng và đối tác ngay cả khi họ làm việc từ xa. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa MISA AMIS hiện có thể truy cập được trên tất cả các phiên bản PC, Laptop, Tablet và Phone ứng dụng IOS và Android để người tiêu dùng có thể tận dụng tối đa sản phẩm. Tất cả các doanh nghiệp đều có thể sử dụng miễn phí MISA AMIS để dùng thử các phân hệ trên nền tảng quản trị kinh doanh. 2. Dropbox Dropbox là một giải pháp giúp giám đốc điều hành quản lý nhân viên từ xa bằng cách tạo ra một nơi làm việc hiện đại và cung cấp nhiều khả năng khác nhau. Nhân viên từ xa có thể dễ dàng đồng bộ hóa, chia sẻ và cộng tác với các tệp tài liệu. Giải pháp lưu trữ đám mây này bao gồm một API cho phép các đồng nghiệp ở xa chia sẻ nhanh chóng các tệp lớn như ppt, Photoshop và Sketch. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa 3. Hub Staff Khi nói đến các công cụ làm việc từ xa, Hub Staff là điều cần phải có. Các giám đốc điều hành doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng này để theo dõi các dự án mà nhân viên của họ đang thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào. Bảng chấm công trực tuyến, lập lịch nhân viên, ghi màn hình, giám sát nhân viên, phần mềm tính lương, theo dõi GPS, lập hóa đơn trực tuyến và lập ngân sách dự án chỉ là một vài trong số những tính năng tuyệt vời có sẵn với Hub Staff. 4. Với giao tiếp video đơn giản của các nhóm từ xa sẽ có thể cộng tác hiệu quả hơn. Các đội chỉ cần tạo một liên kết và gửi cho nhau qua email hoặc trò chuyện. Ngoài ra, tiện ích này có các tính năng sau Ghi chú về công việc Ưu đãi nhân viên. Cộng tác với những người khác. Nhận phản hồi ngay lập tức. Sắp xếp các bài đăng trên mạng xã hội của bạn. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa 5. SlimCRM SlimCRM Đây là phần mềm được khuyên dùng cho các doanh nghiệp vì nó có thể giúp họ tiết kiệm tiền, chia sẻ công việc với các thành viên trong nhóm, chăm sóc khách hàng, cập nhật thông tin nhanh chóng và theo dõi tài chính của họ. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa 6. TeamViewer TeamViewer là một ứng dụng phần mềm kết nối mọi người, địa điểm và công việc trên toàn thế giới bằng cách sử dụng nhiều nền tảng và công nghệ khác nhau. Đây là một trong những công cụ tuyệt vời nhất để chia sẻ màn hình. Nó được thiết kế để giúp việc chia sẻ màn hình từ xa trở nên đơn giản. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa 7. Slack Slack là một ứng dụng miễn phí thường được sử dụng để hỗ trợ công việc từ xa, đặc biệt là hợp tác chuyên nghiệp. Thông qua hệ thống nhắn tin, các thành viên trong nhóm sẽ có thể tương tác với nhau. Người quản lý có thể chỉ cần tổ chức các cuộc nói chuyện thành nhiều kênh với các thành viên bằng ứng dụng Slack. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa Ứng dụng này sẽ giữ tất cả các thông tin được cung cấp bởi tất cả các thành viên. Đối với các thành viên khác, đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo quý giá nhất. Slack cũng có chức năng gọi thoại cho phép người dùng tương tác với nhau trong nhóm. Với Slack, bạn có thể có các cuộc họp nhanh chóng và an toàn. Đây cũng là phần mềm miễn phí dễ thiết lập và sử dụng. 8. Google Drive Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn nên tránh sử dụng Google Drive. Đây là công nghệ được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay, cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây và chia sẻ các tập tin, thư mục khác với người khác. Bạn có thể dễ dàng tải tài liệu cần thiết từ máy tính của mình lên Google Drive và sắp xếp nó trong các thư mục, tài liệu, bảng tính và các cách khác. Bạn cũng có thể xem tệp từ bất kỳ thiết bị nào và Google Drive cung cấp không gian lưu trữ miễn phí lên đến 5GB. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa 9. Todoist Ứng dụng này bao gồm tất cả các chức năng cần thiết, chẳng hạn như nhiệm vụ, dự án, ghi chú và tải lên tệp, cũng như lời nhắc và biểu đồ năng suất. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa 10. Trello Trello có giao diện người dùng khá đơn giản. Đây là phần mềm làm việc nhóm chuyên nghiệp sử dụng các thẻ để sắp xếp các công việc của nhóm thành một hệ thống duy nhất. Trưởng nhóm sẽ có thể giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng và dễ dàng bằng cách thiết lập các cột tùy chỉnh. công cụ hỗ trợ làm việc từ xa Trello cũng có các khả năng cho phép người dùng chỉ định những người cụ thể nhận công việc trong một khung thời gian nhất định. Các sửa đổi trong hệ thống sẽ được lưu trữ phù hợp với hệ thống thực, giúp người lãnh đạo dễ dàng theo dõi các dự án. Tổ Chức Giáo Dục FPT – Hệ Thống Đào Tạo Lập Trình Viên Quốc Tế – FPT Aptech trực thuộc Tổ chức Giáo dục FPT có hơn 24 năm kinh nghiệm đào tạo lập trình viên quốc tế tại Việt Nam, và luôn là sự lựa chọn ưu tiên của các sinh viên và nhà tuyển dụng. Làm việc từ xa đã đưa khu vực doanh nghiệp toàn cầu như một cơn bão, buộc ngày càng nhiều nhà tuyển dụng phải nhảy vào cuộc chiến “từ xa”. Trong sự thay đổi lịch sử này đến vùng sâu vùng xa, nhân viên văn phòng đang được giải phóng khỏi xiềng xích của công ty trong khi các văn phòng tập trung lớn dường như đã trở thành dĩ một gần đây Báo cáo Gallup7/10 công nhân cổ trắng ở Mỹ tiếp tục làm việc từ có phải là một nhân viên đang vật lộn để điều chỉnh với sự thay đổi mô hình hay một chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm các xu hướng làm việc từ xa đang chiếm ưu thế để cải thiện các phương pháp tiêu chuẩn?Bất kể bạn phù hợp với danh mục nào, dưới đây là một số điểm nổi bật bao gồm các thống kê quan trọng nhất được đề cập trong bài viết này để bạn làm việc thông quaLàm việc từ xa đã tăng lên 159% kể từ 200999% người có thể sẽ thích làm việc từ xa trong suốt cuộc đời88% của các tổ chức đã bắt buộc làm việc từ xaCác công ty Hoa Kỳ sẽ tiết kiệm $ 500 B với công việc từ xa trong thời gian dài65% người làm việc từ xa đồng ý cắt giảm 5% lương để tiếp tục làm việc từ xaThu nhập của công nhân từ xa vượt quá thu nhập của công nhân tại chỗ $100,000Làm việc từ xa từ thống kê & xu hướng tại nhà cho năm 2023Dưới đây là tổng hợp của chúng tôi về 19 số liệu thống kê thú vị về công việc từ xa tại nhà, cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình trạng của các mô hình làm việc kết hợp – kết hợp giữa văn phòng và công việc từ xa – và những gì tiếp theo Làm việc từ xa đã tăng 159% kể từ năm Global Workplace Analytics ^Người sử dụng lao động và làm việc tại nhà có lý do riêng của họ để làm như vậy. Nếu bạn nghĩ rằng đây chỉ là do đại dịch, nó thậm chí còn cho thấy sự gia tăng đáng kể kể từ năm dù đại dịch toàn cầu COVID-19 đã khiến nhiều công ty và doanh nghiệp để nhân viên của họ làm việc tại nhà hơn, nhưng làm việc từ xa không phải là một điều mới. Trên thực tế, nhiều công nhân và thậm chí cả chủ doanh nghiệp vẫn đang có kế hoạch tiếp tục làm việc từ xa ngay cả sau Global Workplace Analytics, hai lý do chính là tiến bộ công nghệ cho phép mọi người thực hiện nhiệm vụ ở bất cứ đâu và sự yêu thích ngày càng tăng của mọi người để duy trì sự cân bằng và linh hoạt giữa công việc và cuộc sống. 99% mọi người có thể thích làm việc từ xa suốt Buffer ^Đây là một trong những thống kê thú vị nhất trong lĩnh vực làm việc từ xa ngày nay. Mọi người có xu hướng yêu thích sự linh hoạt, tự do và cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong những năm qua. Giá mà họ có cơ hội làm ở nhà trong phần đời còn lại của họ, thậm chí là bán thời gian, họ chắc chắn sẽ làm việc đó. Điều này chứng tỏ rằng làm việc từ xa không chỉ là mốt mà là một cơ hội tuyệt vời cho tất cả mọi nhiều lợi ích khác mà công việc từ xa có thể mang lại cho người lao động và người sử dụng lao động. Đối với một số người, những điều này thậm chí còn đặt ra những thách thức. Tuy nhiên, những thách thức hoặc hạn chế là rất hạn chế so với những lợi ích mà làm việc tại nhà có thể mang lại. Hầu hết lao động từ xa thuộc 3 ngành hàng đầu 15% từ chăm sóc sức khỏe, 10% từ công nghệ và 9% từ dịch vụ tài Owl Labs ^Những ngành này sử dụng sức mạnh của công nghệ và các khía cạnh tiếp thị kỹ thuật số như thiết kế web, tạo nội dung và phát triển web. Chăm sóc sức khỏe thống trị các ngành khác ở đây. Điểm mấu chốt là các cơ hội làm việc tại nhà không chỉ giới hạn ở những ngành hàng đầu được đề cập ở đây. Các công ty luôn tìm cách xử lý công việc kinh doanh của họ từ xa để tiết kiệm tiền và thậm chí cả năng lượng. 73% tất cả các bộ phận dự kiến ​​sẽ có nhân viên làm việc tại nhà hoặc các nhà thầu độc lập vào năm Upwork ^Theo dự đoán, tất cả các đội dự kiến ​​sẽ có 73% lao động từ xa vào năm 2028. Sự gia tăng khổng lồ này chỉ trong vài năm tới sẽ có nghĩa là cơ hội việc làm linh hoạt hơn. Điều này cũng ngụ ý rằng telecommuting đang trở nên phổ biến hơn ngay cả trong các ngành công nghiệp khác nhau trên toàn cầu. Các thành phố có mức thu nhập cao có nhiều cơ hội việc làm Pragati ^Những người sống ở các thành phố có Điểm Xu hướng Thu nhập cao hơn có thể dễ dàng mua được phần mềm và phần cứng cần thiết để hoàn thành công việc. Những thứ này có thể được ưa thích bởi những người có công việc bàn giấy dễ dàng tiếp cận vị trí làm việc từ xa. 65% người lao động ở Mỹ sẵn sàng cắt giảm 5% lương để hoàn toàn làm việc từ Breeze ^Theo một cuộc khảo sát với 1,000 công nhân Mỹ do Breeze thực hiện, phần lớn những người tham gia đồng ý cắt giảm lương để đổi lấy một vị trí hoàn toàn từ xa trong thời gian dài. Người lao động đang dành ít hơn 30 phút để nói về các chủ đề không liên quan đến công Airtasker ^Một cuộc khảo sát năm 2020 của Airtasker cho thấy những nhân viên làm việc tại nhà đã dành ít hơn 30 phút để thảo luận về các chủ đề không liên quan đến công việc. Họ cho biết họ ít phải đối mặt với sự xao nhãng hơn từ đồng nghiệp do hoàn cảnh làm việc ở xa. Một cuộc khảo sát của Deloitte cho thấy “duy trì văn hóa” là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý trong điều kiện làm việc từ Deloitte ^A Khảo sát Deloitte trong số 275 giám đốc điều hành, duy trì văn hóa tổ chức nổi lên là mối quan tâm lớn nhất. Mối quan tâm là yếu tố quan trọng trong việc phát triển các chiến lược văn phòng từ xa / kết hợp của họ cho năm 2021. 83% người lao động cho rằng mô hình làm việc kết hợp là tối ưu trong tương Accenture ^Trong một cuộc khảo sát về tương lai của công việc, 83% trong số 9,000 công nhân coi mô hình công việc kết hợp là rất quan trọng. Báo cáo cho thấy thời gian đi làm hàng ngày kéo dài và thời gian làm việc lâu hơn là nguyên nhân của tình cảm lan rộng. 77% nhân viên làm việc từ xa khẳng định năng suất làm việc tăng lên khi làm việc tại CoSo Cloud ^Một thứ gì đó được coi là buồn cười trước COVID đã nhanh chóng trở thành hiện thực rõ ràng - một sự gia tăng trong năng suất phát sinh do làm việc tại Cloud's Khảo sát nhân viên cộng tác từ xa Kết quả này cho rằng ít căng thẳng hơn, sức khỏe tốt hơn và mức động lực cao hơn. Công nhân làm việc từ xa kiếm được 100,000 đô la / năm nhiều hơn so với công nhân làm việc tại Owl Labs ^Phòng thí nghiệm Cú Báo cáo trạng thái làm việc từ xa tiết lộ rằng nhân viên làm việc từ xa kiếm được nhiều hơn 100,000 đô la so với những người làm việc tại chỗ của họ, gấp hơn hai lần. 20% nhân viên làm việc từ xa cho biết sự cô đơn là thách thức lớn nhất của Buffer ^Làm việc từ xa đi kèm với những hạn chế của nó, và thiếu giao tiếp trực tiếp là một trong số đó. Trạng thái đệm của công cụ làm việc từ xa báo cáo cho thấy rằng nhân viên cảm thấy không hài lòng do ít hoặc không có các tương tác cá nhân. 54% chuyên gia CNTT tin rằng nhân viên làm việc từ xa có nguy cơ bảo mật cao hơn so với nhân viên làm việc tại OpenVPN ^Vì các tổ chức duy trì quyền kiểm soát ít hơn đối với nhân viên làm việc bên ngoài, cơ sở hạ tầng bảo mật trở nên dễ bị tấn công. Đó là phát hiện của OpenVPN's Khảo sát an ninh mạng cho lực lượng lao động từ xa, theo đó các chuyên gia CNTT bày tỏ lo ngại về những thách thức bảo mật phát sinh từ các nhân viên được kết nối từ xa. 68% người quản lý tuyển dụng nói rằng làm việc từ xa hiệu quả hơn đối với Upwork ^Theo một báo cáo về sự phát triển của các đội từ xa bởi Upwork - gã khổng lồ thị trường tự do, những người quản lý tuyển dụng báo cáo ít cuộc họp không cần thiết và tính linh hoạt trong lịch trình được nâng cao là những lý do cho sự thành công của công việc từ xa. Theo một cuộc khảo sát với 669 CEO, 78% cho rằng hợp tác từ xa nên được coi là một chiến lược kinh doanh dài Flexjobs ^Nếu nhìn từ góc độ dài hạn, làm việc từ xa có tính khả thi cao vì nó giúp cắt giảm chi phí. Nó cũng cho phép các doanh nghiệp triển khai lực lượng lao động lớn mà không cần phân bổ vốn cho không gian văn phòng, mang lại cái nhìn sâu sắc về lý do tại sao hầu hết các CEO nhìn nhận điều này một cách thuận lợi. 88% các tổ chức bắt buộc hoặc khuyến khích nhân viên của họ làm việc tại nhà sau Gartner ^Theo một cuộc khảo sát của Gartner, 88% các công ty trên toàn thế giới đã bắt buộc hoặc khuyến khích nhân viên của họ làm việc tại nhà kể từ khi virus bắt đầu lây lan. Ngoài ra, 97 phần trăm các tổ chức ngay lập tức tạm dừng tất cả các chuyến đi liên quan đến công việc. 72% nhân viên muốn tiếp tục làm việc tại nhà ngay cả khi họ có thể trở lại văn ^72% nhân viên và doanh nhân được khảo sát cho biết họ muốn làm việc tại nhà ít nhất hai ngày một tuần ngay cả khi nơi làm việc mở cửa an toàn trở lại và họ có thể trở lại văn phòng toàn thời gian. Các công ty Hoa Kỳ có thể tiết kiệm hơn 500 tỷ đô la một năm với công việc từ Staffingindustry ^Bất chấp các khoản chi phí Vốn ban đầu CapEx phát sinh do việc chuyển sang làm việc từ xa, các công ty Hoa Kỳ vẫn được hưởng lợi về mặt tài chính. Tuy nhiên, nó sẽ đòi hỏi phải thực hiện thành công mô hình làm việc kết hợp, theo phân tích nơi làm việc toàn cầu. Công việc từ xa sẽ giảm 70 đến 140 tỷ số dặm đi KPMG ^Theo một báo cáo nghiên cứu của công ty kế toán KPMG, với ước tính khoảng 13 đến 27 triệu người làm việc tại nhà của họ, số dặm đi làm có thể bị cắt giảm từ 70 đến 140 tỷ mỗi năm vào năm kê làm việc từ xa tại nhà Tóm tắtCông việc từ xa đã mang lại kết quả chưa từng có và đã được chứng minh là có tiềm năng lớn. Quyền tự chủ, độc lập và sự hòa nhập nhiều hơn của phụ nữ và lực lượng lao động khuyết tật hướng đến một tương lai nơi các nơi làm việc lai sẽ trở nên phổ biến. Nguồn

công cụ làm việc từ xa